仕事でパソコンを見せてもらう機会があると、時々とても残念に感じることがあります。
それは、
「忙しい中でとりあえず作ってみたよ」ファイルが多すぎる
という状態です。
もちろん仕事をしていれば、ファイルは増えます。
気が付けば何百ファイルになっているのも見たことがありますが、問題なのは数ではありません。
「同じようなファイルが大量にある」
ことです。
例えば、
- 見積書_新
- 見積書_新2
- 見積書_最終
- 見積書_最終修正
- 見積書_最新版
- 見積書_最新版2
- 2023年度売上表
こんな名前のファイルを見つけることがあります。
本人は分かっているつもりでも、数か月後には本人でも迷います。
まして他の人が見れば、どれが正しいのか判断できませんから業務の属人化になり引継ぎも大変です。
私は昔から、
「新しいファイルを作る前に、本当に作る必要があるのか？」
を考えるようにしています。
テンプレートを使えば済むのか。
既存ファイルへ追加するだけでいいのか。
シートを増やすだけで済むのか。
ほんの30秒考えるだけで、将来のファイル数は大きく変わります。
ファイルが増えると、
- 探す時間が増える（時間よりも疲労が深刻）
- バックアップ容量が増える。（沢山のファイルをコピーするため、さらにファイル数倍増）
- 間違ったファイルを編集する（編集し終わった後に冷や汗）
- AIへ説明するときも混乱する（自分でも何がやりたいのか分からない）
など、少しずつ効率が落ちていきます。
一つ一つは小さなロスですが、毎日の積み重ねは意外と大きなものです。
私は
「できるだけファイルを増やさない」
ことを意識して一冊のノートを最後まで使うように、一つのブックを長く育てています。
その方が、どこに何があるのか迷わず、管理もしやすくなるからです。
もちろん、新しいファイルを作るべき場面もあります。
しかし、「とりあえずコピーして保存」は、後になって自分を苦しめることが少なくありません。
最後に
パソコン作業は、入力することよりも探す時間の方が長くなることがあります。
だから私は、
「ファイルを作る技術」よりも、「ファイルを増やさない技術」の方が大切だと思っています。
このシリーズでは、私が実際に行っているファイル管理の考え方や、長年使い続けている方法を紹介していきます。
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