現場でよく見る残念な風景
仕事でいろいろな事務所のExcelを見る機会がありました。
その中で、私が「あぁ、もったいないな」と感じることがあります。
それは、
保存されているExcelファイルが、ほとんどすべて「.xlsx」であることです。
もちろん、xlsxはExcelの標準形式ですから間違いではありません。
しかし、すべてがxlsxという職場では、ある共通点を感じることがあります。
業務の重複がとても多い
同じような表を何度も作る。
毎月同じ資料をコピーして編集する。
同じ数字を何度も入力する。
そんな仕事が当たり前になっている職場では、xlsxばかり並んでいることが少なくありません。
本来なら一度作れば済む仕組みでも、
「また作ればいい。」
そんな考え方になってしまいます。
「その場しのぎ」が積み重なっていく
今日の仕事は今日終わればいい。
今月の資料が完成すればいい。
もちろん、それも仕事です。
しかし、その積み重ねだけでは、半年後、一年後には同じ作業を何十回も繰り返すことになります。
そのたびに新しいファイルが増え、
どれが最新版なのか分からなくなっていきます。
正確さやスピードへの意識が育ちにくい
xlsxだけでも仕事はできますから問題ないようにも思えます。
しかし、本当に効率を考え始めると、
「入力を減らせないか。」
「自動化できないか。」
「ボタン一つで終わらないか。」
という発想が自然に出てきます。
その結果として、マクロを使う場面が生まれます。
つまり、
xlsmを使うことが目的ではありません。
効率を追求した結果として、xlsmが必要になる。
私はそう考えています。
ファイルが増え続ける原因にもなる
前回の記事では、
「とりあえずファイルが多すぎる」
という話を書きました。
実は、この話ともつながっています。
マクロやテンプレートを使わない職場では、
「コピーして編集」←コピペはアナログ作業
が基本になります。
すると、
- 見積書2025
- 見積書2025最新版
- 見積書2025最新版2
- 見積書完成版
というようなファイルが増えていきます。
これでは探す時間も増え、ミスも起こりやすくなります。
最後に
私は、
「xlsxを使うな」と言いたいわけではありません。
実際、多くの仕事はxlsxで十分です。
ただ、
「すべてがxlsx」という環境には、改善できる余地が残されていることが多い。
長年いろいろな現場を見てきて、そう感じています。
便利な機能を増やすことよりも、
まずは仕事の仕組みを見直すこと。
それだけでも、業務は驚くほど変わり始めます。
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