現場でよく見る残念な風景
会社には営業部があります。
総務部もあり、経理部もあります。
ところが、不思議なことに、
「データベース」という社員はいません。
もちろん、本当に社員を採用しろという話ではありません。（笑）
でも、会社の情報を管理する”仕組み”は、誰かが担当していなければならないと思うのです。
同じことを、毎年繰り返している
昨年も作った資料。
一昨年も作った資料。
その前も同じ資料。
それなのに、
毎年ゼロから作り直しています。
これでは仕事ではなく、
毎年リセットされる記憶力テストです。
データはある。でも情報になっていない
Excelファイルは何千個もあります。
PDFも山ほどあります。
紙の書類もきちんと保管されています。
しかし、
「昨年の〇〇を一覧で見せてください。」
と言われると、
全員がフォルダー探検隊になります。
「このフォルダーかな？」
「いや、こっちだったかな？」
「最新版は誰が持っています？」
まるで宝探しです。
情報は資産なのに
会社は設備にはお金をかけます。
車も買います。
コピー機も入れ替えます。
office（Excel）更新もタダではありません。
しかし、情報を整理する仕組みには、ほとんど投資しません。
これは少し不思議です。
情報は会社にとって、
何年も積み重なる資産だからです。
「担当者」がデータベースになっている
もっと困るのは、
ベテラン社員の頭の中だけに情報がある会社です。
「○○さんに聞けば分かる。」
これは一見便利そうですが、私は少し怖いと思っています。
もしその人が休んだら。
異動したら。
退職したら。
その瞬間に会社のデータベースまで退職してしまいます。
データベースは、大企業だけのものではない
「うちは中小企業だから。」
「そこまで大げさな話じゃない。」
そう思われるかもしれません。
でも、私の考えるデータベースは、
何億円もするシステムではありません。
「あとで探せるように、情報を決まった形で蓄積すること。」
たったそれだけです。
Excelでも十分始められます。
最後に
私は会社を見るとき、
社員数よりも、
パソコンの性能よりも、
まず、
「情報は、来年も使える形で残っていますか？」
というところを見ます。
毎年同じ仕事を繰り返す会社は、
人が頑張っています。
仕組みで仕事をしている会社は、
データが頑張っています。
私は、後者の会社を少しうらやましく思います。
最後に一つだけ（笑）
会社には、
「コピー機が壊れた！」「PCが起動しなくなった」
と大騒ぎする人はいます。
でも、
「データベースがありません！」
と大騒ぎする人は、なぜかほとんどいません。
私は、こちらの方がずっと大事件だと思っています。
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