Excelで日付を変えて何十枚も印刷。その仕事、マクロに任せませんか？
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今回の動画でご紹介したのは、日付を変えながら、業務日誌をまとめて印刷するマクロです。
派手な計算も、難しいグラフも登場しません。
やっていることは、日付を変えて、印刷する。それを必要な日数分、繰り返すだけです。
でも、この「だけ」が、毎月になるとなかなか面倒なのです。
日付を変えて印刷。また日付を変えて印刷…
現場では、紙の業務日誌を使う場面があります。
Excelで用紙を作っておき、日付と曜日が入ったものを印刷する。実際の業務内容は、印刷した紙に手書きで記入する使い方です。
例えば、翌月の用紙を30日分用意するとして・・手作業なら、こんな流れになります。
- 日付を変える。
- 印刷。
- 次の日付に変更。
- また印刷します。
これを30日分。
途中から、「今、何日まで印刷しましたっけ？」となっても不思議ではありません。
カレンダーを見て、画面を見て、プリンターを見て……月末のちょっとした首の体操です。
同じ操作を何十回も繰り返す仕事は、機械に任せる価値があります。
「30部印刷」では、同じ日付が30枚出てきます
ここで、「印刷の部数を30にすればいいのでは？」と思うかもしれません。
ところが、それでは同じ日付の用紙が30枚出てきます。
欲しいのは、同じ紙を30枚ではありません。
日付が1日ずつ違う用紙を、30日分です。
同じ日を30回迎えるのは、映画の中だけで十分です。
日付を計算することはExcelが得意でも、その日付を順番に入れ替えながら印刷するところまで、通常の印刷操作だけでまとめて済ませることはできません。
そこで、マクロの出番です。
マクロは「繰り返す手順」を任せる仕組みです
マクロと聞くと、急に難しそうに感じるかもしれません。
今回なら、次の手順をExcelに任せる仕組みだと思ってください。
「この日付に変えて、印刷してください。終わったら次の日付に変えて、また印刷してください」
人が毎回操作していた部分を、順番に進めてもらいます。
今回任せたいのは、判断ではなく繰り返しです。
用紙の内容や、必要な期間は人が決めます。決まった手順を繰り返すところを、マクロが担当します。
動画では、3日分をボタン一つで印刷しています
動画の実演では、紙と時間を節約するため、3日分だけ印刷しました。
指定した期間は、2026年12月13日から12月15日までです。
開始日と終了日を入力して、実行ボタンを押します。
すると、印刷する期間と枚数を確認する画面が表示されます。プリンターの電源や用紙も確認してから、印刷を進めます。
あとは、日付を順番に変えながら、3日分の業務日誌を印刷します。
完成した用紙には、それぞれの日付と曜日が入っています。
人が1日ずつ日付を入力し直す必要はありません。
Excelの処理が終わったら、紙はプリンターにお任せです
動画では、3日分のExcel側の処理が約2秒で完了したと紹介しています。また、30日分でも約20秒という紹介をしています。
ここでいう時間は、紙がすべて出てくるまでの時間とは分けて考えてください。実際の印刷時間は、プリンターによって変わります。
それでも、人が画面の前で日付を変え続ける必要がなくなるのは、大きな違いです。
設定して、実行して、ひと息つく。
休憩後にプリンターへ取りに行けば、用紙がそろっている。そんな使い方を目指せます。
ただし、お茶がおいしくても、用紙の回収はお忘れなく。プリンターは配達まではしてくれません。
減らせるのは、時間だけではありません
この仕組みで減らせるのは、操作にかかる時間だけではありません。
同じ作業を繰り返すときの、気疲れも減らせます。
「日付を飛ばしていないかな」
「同じ日を2回印刷していないかな」
「あと何日分だろう」
こうした確認をしながら手を動かし続けるのは、地味に疲れるものです。
マクロに任せても、最初の期間設定や、出来上がった用紙の確認は必要です。それでも、毎回の入力と印刷操作を減らせれば、人が気を配る場面を絞れます。
単純な仕事でも、繰り返せば立派な負担です。
「簡単だから手作業でいい」と決める前に、「何回やるのか」を考えてみてください。
小さな自動化こそ、毎日の仕事に効きます
Excelの便利さは、表を作ったり、計算したりすることだけではありません。
日付を変える。印刷する。また日付を変える。
そんな身近な作業こそ、小さなマクロを使う意味があります。
月に一度の作業でも、毎月続けば、そのたびに同じ手間がかかります。一度仕組みを用意すれば、次からは必要な期間を指定して使えます。
繰り返す操作はExcelに任せて、人は確認と本来の仕事に時間を使いましょう。
皆さんの職場にも、「誰かが毎回、黙々とやっている作業」はありませんか？
その仕事、担当者の根気で回っているだけかもしれません。
根気も大切です。でも、日付を変えるためだけに、毎月根性を試される必要はありません。
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